La protection fonctionnelle désigne les mesures de protection et d'assistance due par l'administration à son agent afin de le protéger et de l'assister s'il fait l'objet d'attaques dans le cadre de ses fonctions ou en raison de ses fonctions.

La protection fonctionnelle peut être accordée au fonctionnaire (stagiaire ou titulaire) ou ancien fonctionnaire, et à l'agent contractuel ou ancien agent contractuel.

L'administration doit protéger son agent lorsqu'il fait l'objet de poursuites pénales pour une faute commise dans l'exercice de ses fonctions dès lors qu'aucune faute personnelle ne peut lui être imputée.

Les poursuites pénales sont notamment les suivantes :

• Citation directe devant la juridiction pénale
• Mise en examen par le juge d'instruction
• Convocation dans le cadre d'une procédure de comparution sur reconnaissance préalable de culpabilité
• Comparution comme témoin assisté
• Mise en garde à vue
• Composition pénale

La protection fonctionnelle est due que l'infraction commise par l'agent ait été intentionnelle ou non.

La faute de service est une faute commise par un agent dans l'exercice de ses fonctions, c'est-à-dire pendant le service, avec les moyens du service, et en dehors de tout intérêt personnel.

La faute personnelle est caractérisée notamment lorsque l'acte correspond à une des situations suivantes :

• Il se détache matériellement ou temporellement de la fonction, par exemple à l'occasion d'une activité privée en dehors du temps de travail et/ou hors du lieu de travail.
• Il se détache de la fonction par le caractère inexcusable du comportement de l'agent au regard des règles déontologiques ou par l'intention qui l'anime. Il s'agit d'actes incompatibles avec le service public, même s'ils sont commis pendant le service, révélant l'homme à titre privé, par exemple, un crime commis sur le lieu de travail.
• Il est commis pour la satisfaction d'un intérêt personnel matériel ou psychologique, par exemple un détournement de fonds ou la délivrance d'attestations de complaisance.
• Il constitue une faute caractérisée. Par exemple le fait, pour un agent d'un centre de secours, dans l'exercice de ses fonctions, d'emprunter et de conduire un véhicule privé, sous l'empire d'un état alcoolique, pour transporter un malade.

La demande de protection s'effectue auprès de l'administration employeur de l'agent à la date des faits en cause.

Lorsque l'agent n'exerce plus, à titre provisoire ou définitif, les fonctions pour lesquelles il demande la protection fonctionnelle, il doit effectuer sa demande auprès de la collectivité publique qui l'employait à la date des faits en cause.

La demande doit être formulée par écrit.

Le demandeur doit apporter la preuve des faits pour lesquels il demande la protection fonctionnelle.

Aucun texte n'impose de délai pour demander la protection.

L'administration est tenue d'accorder la protection sans attendre l'issue de la procédure pénale ou disciplinaire si elle ne dispose pas d'éléments permettant d'établir la faute personnelle de l'agent.

En cas de refus, l'administration doit informer l'agent par écrit. Le refus doit être motivé et indiquer les voies et délais de recours.

L'absence de réponse dans un délai de 2 mois suivant la réception de la demande vaut décision implicite de refus.

L'administration doit apporter son assistance juridique à l'agent pour lui permettre d'organiser sa défense.

L'agent reste maître de sa stratégie de défense et de son dossier, il est libre de choisir son avocat.

Toutefois, l'administration peut refuser d'assister un agent si elle considère que l'action qu'il engage est inappropriée pour obtenir la réparation du préjudice.

La décision de l'administration de prise en charge indique les faits au titre desquels la protection fonctionnelle est accordée.

Elle précise les conditions d'organisation de la protection, notamment sa durée qui peut être celle de l'instance.

L'agent communique à son administration le nom de l'avocat, qu'il a choisi, et la convention d'honoraires qu'il a conclu avec lui.

L'administration peut aussi conclure une convention d'honoraires avec l'avocat et, éventuellement, avec l'agent.

La convention détermine le montant des honoraires pris en charge, notamment en fonction des difficultés de l'affaire. Elle fixe les conditions dans lesquelles les autres frais de procédure sont pris en charge. Elle fixe les sommes accordées à l'agent en remboursement des frais qu'il aura engagés.

L'administration règle directement à l'avocat les frais prévus par la convention.

La convention peut prévoir que des frais sont pris en charge au fur et à mesure de leur engagement, à titre d'avances et sur justificatifs.

Le règlement définitif intervient à la clôture de l'instance sur présentation d'un compte détaillé par l'avocat.

En l'absence de convention entre l'avocat et l'administration, la prise en charge des frais est réglée directement à l'agent sur présentation des factures.

Si la convention entre l'avocat et l'administration l'a prévu ou en l'absence de convention, l'administration peut ne prendre en charge qu'une partie des honoraires lorsque le nombre d'heures facturées ou déjà réglées apparaît manifestement excessif.

Le caractère manifestement excessif s'apprécie au regard des prestations effectivement accomplies par l'avocat, des pièces et des justificatifs produits ou de la nature des difficultés présentées par le dossier.

Lorsque la prise en charge par l'administration ne couvre pas la totalité des honoraires de l'avocat, c'est à l'agent de payer la différence.

Pour chaque instance, l'agent peut demander, sur justificatifs, le remboursement de ses frais de déplacement ou d'hébergement.

L'administration n'est pas tenue de rembourser les frais engagés par l'agent pour des déplacements ou de l'hébergement dont le nombre ou la fréquence sont manifestement sans rapport avec les nécessités de sa défense.